El RUT o Registro Único Tributario es una herramienta diseñada con la finalidad de catalogar, identificar y ubicar entidades y personas, para que sean encontradas por terceros, según el tipo de actividad económica que desempeñan.
De igual manera a través del RUT los entes de supervisión y control pueden acceder a esta información para señalar las obligaciones que se tienen ante el estado Colombiano para garantizar un proceso adecuado y efectivo en materia aduanera, tributaria y cambiaria.
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¿Cómo Saber si Tengo RUT?
Si te estás haciendo esta pregunta, seguramente no has realizado el procedimiento para la obtención del RUT, a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Requisito necesario para la correcta identificación ante el estado y otras personas y entidades en materia económica. Además es necesaria para la declaración y pago del impuesto sobre la renta.
Entre los servicios que ofrece Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podemos encontrar los Servicios Aduaneros, Servicios Triburarios, Prevalidadores aduaneros y Prevalidadores Triburatios.
Consulta del RUT
Ahora bien si ya estás inscrito en el RUT y deseas realizar una consulta del mismo sólo deberás ingresar a la página de la DIAN en la sección de “Consulta el Estado del RUT”. Seguidamente deberás ingresar la información del NIT y presionar el botón buscar.
Después de haber ingresado la información del NIT el sistema puede arrojar varios resultados entre los que está una alerta generada cuando un RUT no se encuentra asociado a un NIT. Además podrás confirmar que tu NIT se encuentra vigente en la base de datos de la plataforma si el aviso que genera la consulta dice «Registro Activo».
También puede suceder que el NIT no esté reinscrito en el sistema MUISCA, caso generado si no cumpliste con la obligación de inscribirte durante el plazo establecido en el Decreto 2788 del año 2004. Si este es tu caso deberás cumplir con la obligación, puesto que el NIT no podrá realizar ninguna actuación en materia tributaria puesto que el mismo no se encuentra actualizado.
Finalmente el sistema arrojará un mensaje de «Registro Cancelado» en caso que el NIT ingresado se encuentre inactivo en la base de datos de la DIAN.
Obtener Copia del RUT
Si por algún trámite deseas tener una copia de tu RUT deberás ingresar al sitio web de la DIAN, teniendo en cuenta que debes estar registrado en los servicios en línea de MUISCA. Si no estás registrado deberás seguir este enlace e ingresar la información que solicitan en el formulario.
Ahora bien si ya estas registrado en el sistema, deberás ingresar por este enlace y seleccionar a nombre de quién se está intentando ingresar al sistema. Completar los datos de número de documento según la opción escogida y finalmente colocar la contraseña ingresada al momento de registrarse en el sistema.
Tienes que tener en cuenta que si has olvidado tu contraseña deberás presionar en la opción que dice «¿ha olvidado su contraseña?» Y seguir el proceso de recuperación. Además si has creado la cuenta pero no has ingresado la primera vez seguramente deberás habilitar tu cuenta para poder usarla.
Una vez dentro de la cuenta podrás seleccionar en el menú de favoritos la opción de Obtener Copia del RUT desde donde podrás descargar un archivo en formato de impresión.
Actualizar datos del RUT
Sí ya cuentas con RUT y debes actualizar la información del mismo, por diferentes motivos sólo deberás acceder al portal de la DIAN con tu usuario, tal como indicamos en la sección anterior, y desde el menú de favoritos selecciona la opción de Actualización del RUT.
Inmediatamente deberás indicar qué hoja del RUT deseas actualizar de las 7 que posee el documento, según la seleccionada podrás actualizar tu identificación, ubicación, representantes, socios, establecimientos entre otros.
Debes tener en cuenta que mientras realices la navegación hay varios botones que son importantes al momento de realizar este trámite.
En primer lugar se encuentra el botón de selección de hoja desde donde podrás desplazarte por el documento e ir actualizando la información correspondiente a cada una de las secciones.
Además está el botón Borrador el cual se utiliza una vez hayas terminado de llenar y actualizar toda la información necesaria de tu RUT. Una vez que lo presiones el sistema arrojará un número de formulario que es necesario para continuar con el proceso de actualización del RUT.
Luego de haber finalizado la actualización de la información del RUT y estar seguro de haberlo hecho de forma correcta, tendrás que usar el botón Enviar el cual se utiliza para enviar la información a la DIAN. Una vez presionado aparecerá un mensaje indicando que el número de formulario ha sido enviado de forma exitosa.
Finalmente tienes el botón ir a formalizar, desde donde podrás formalizar el proceso de actualización de los datos, utilizando el número de formulario suministrado por el sistema después de hacer el borrador y el envío del mismo.
Después de realizado este paso el sistema arrojará un acuse de recibo desde donde podrás ver el número de documento, la fecha del envío del mismo y el nombre o razón social con su respectivo número NIT. En este punto ya habrás logrado de forma exitosa la actualización de tu RUT.
Es importante señalar que una vez hecho este proceso puedes descargar el documento de actualización del RUT en formato .pdf, ingresando nuevamente al sistema con tu clave, y una vez generado el mismo deberá tener una leyenda en diagonal que diga CERTIFICADO, indicando que el proceso de actualización del RUT se realizó satisfactoriamente por Internet.
Sacar el RUT
Si estás pensando en realizar el trámite correspondiente para la obtención de tu Registro Único Tributario, deberás cumplir con cuatro pasos obligatorios:
- Preparar los recaudos y requisitos solicitados
En primer lugar debes tener en cuenta que los requisitos pueden variar dependiendo si se realiza para Persona Natural o Jurídica, adicionalmente el sistema te ofrece la posibilidad de realizar el trámite en línea si se trata de una Persona Natural del régimen simplificado del IVA no obligado a inscribirse en el registro mercantil.
Para conocer con detalle cada uno de los requisitos necesarios puedes acceder a la página de la DIAN a través del este enlace y ubicar los que te corresponden.
Es importante que tengas en cuenta que el primer requisito es una fotocopia de la cédula de ciudadanía, esta debe ser presentada en conjunto con la cédula original para certificar su fidelidad.
- Solicitar una cita
En segundo lugar debes solicitar la cita en la página de la DIAN , en esta sección deberás indicarle al sistema el tipo de persona para el cual quieres realizar el trámite, si se trata de Persona Natural entonces deberás luego seleccionar entre las diferentes opciones de identificación que te ofrece el sistema. Luego ingresar el número.
En caso de tratarse de una Persona Jurídica debes ingresar el NIT o Número de Información Tributaria como documento de identidad de la organización. Además deberás indicar la razón social o nombre y una serie de información de contacto y ubicación que también debe suministrarse en los casos de realizar la cita para personas naturales.
Una vez lleno el formulario sólo deberás solicitar la cita y continuar con los siguientes pasos del proceso.
- Completar y registrar el formulario de inscripción de forma virtual
En tercer lugar deberás acceder a la sección de solicitud de inscripción del RUT desde la página de la DIAN, utilizando el siguiente enlace.
Deberás seleccionar el tipo de persona según la inscripción que vas a realizar, necesariamente deberá coincidir con los recaudos y tipo persona para la cual has hecho los pasos anteriores. Luego deberás colocar el número del NIT si estás registrado antes del año 2004, o si está en proceso de inscripción.
Si no tienes esta información sólo presionas continuar, después de ingresar las letras de la imagen de seguridad.
Finalmente deberás llenar toda la información solicitada en la planilla, ten en cuenta que siempre puedes presionar el texto que dice AYUDA para aclarar y facilitar el llenado de la misma. Una vez hecho este paso deberás guardar los cambios, para posteriormente enviar el formulario de solicitud y descargar la versión imprimible.
Ten en cuenta que si al momento de guardar la planilla no está completamente llena o bien tiene errores, aparecerá una caja de texto donde se indica el detalle de estas faltas, para que realices la respectiva corrección.
- Consignar los documentos para formalizar la inscripción.
Después de haber cumplido los pasos anteriores, deberás llevar todos los documentos a la DIAN, según la fecha y hora de la cita asignada.
¿Qué es el RUT?
El RUT (Registro Único Tributario) es un mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
