Antes de comenzar, tengamos presente que una venta es otorgarle a otra persona, natural o jurídica, la posesión de un bien y todo a cambio de una cierta cifra de dinero o en algunas ocasiones por medio de la permuta.
Ahora bien, mediante términos contables, una venta puede llegar a representar para quien recibe el dinero, un ingreso mientras que para quien lo genera, un egreso sin tomar en cuenta que se trate de un gasto o de un costo. Lo importante de este caso es que exista un buen registro de la misma y para ello te mostramos en el siguiente artículo sobre Cómo Registrar tus Ventas.
Síguenos y entérate de cuáles son todos los Requisitos de una Factura en Colombia además de su importancia en cada comercio y cómo debe ser usada debidamente.
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Requisitos de una Factura
Como todo documento legal, una factura necesita de una validez estable para poder constituir un título valor correctamente. Y como mínimo podremos contemplar en cada una de ellas los siguientes requisitos tributarios establecidos en el artículo número 617 del Estatuto Tributario para efectos del mismo:
- Debe expresar claramente una fecha de vencimiento y de no tenerla se entenderá que son 30 días corridos luego de su elaboración.
- Una fecha de recibida, además de la información correspondiente de quien acepta el servicio.
- Cada copia y original debe contener el precio de la prestación de servicio o venta del producto y con ellos sus respectivas condiciones de pago.
Para poder considerar como título de valor ante el Código de Comercio una factura, debe recaudar obligatoriamente estos 3 requisitos, si no será tomado como documento no valido. Tomando en cuenta que de igual forma no afecta la validez de dicho negocio.
En materia tributaria una factura también deberá cumplir otros tipos de requisitos para ser considerada un soporte valido en ventas:
- Haciendo entrega de la factura original, en la misma debe estar expresada netamente que se trata de una factura de venta.
- Siguiente de ello apellidos, nombres (o razón en algunos casos) y NIT de quien presta el servicio o realiza la venta.
- También nombre completo o razón social y NIT de quien adquiere bienes y servicios.
- Discriminación y desglosamiento del IVA.
- Cada factura deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración y orden según fechas por cada talonario.
- Fecha de expedición clara.
- Descripción de cada artículo vendido o de cada servicio prestado.
- Valor neto de cada transacción realizada.
- Nombre o razón social y NIT de la imprenta que realizo dicho documento.
- Indicación de retención de impuestos sobre cada venta y régimen al que se pertenece.
Para Efectos Tributarios
En el artículo 615 del Estatus Tributario, toda persona o entidad que se disponga en calidad de comerciante, preste servicios o ejerza profesiones liberales además de aquellos en las actividades agrícolas o de ganadería, deberán expedir facturas o algún tipo de documento equivalente a la misma.
Otra acción obligatoria será realizar su respectiva retención en copias de cada operación realizada mediante facturas, exigencia independiente a su calidad como contribuyente o no contribuyente de impuestos administrados, actividad demandada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Para Soportar Costos
Tengamos presente que todo contribuyente está en la obligación de pagar impuestos, y para la determinación de la misma es justo y necesario restar de cada ingreso los costos y las deducciones. Es aquí donde nace la importancia de estar debidamente soportado con cada factura.
Si requerimos de un pago de impuestos justo, la factura, por excelencia, es el único documento válido para hacer soportes de costos y deducciones en el impuesto y en la renta. Por consiguiente, es invaluable que todo contribuyente colombiano haga solicitud de su respectiva factura en cada pago o trabajo realizado como también su entrega siendo comerciantes.
Siempre y cuando cumpla con dichos requisitos.
¿Qué es una Factura?
Como explicación más sencilla te ofrecemos que una factura es simplemente el documento que equivale netamente a un medio de prueba y en el que se puede demostrar todo tipo de hecho 
económico. Sin embargo, como mencionamos anteriormente y debemos seguir recalcando, toda factura para efecto tributario está en la obligación de cumplir con todas y cada uno de los requisitos adscritos anteriormente.
Este documento es tan importante para el vendedor que la emite como para el consumidor que la recibe, su constancia solo refleja el servicio y el precio pagado por el mismo además de indicar que la operación fue realizada satisfactoriamente por ambas partes de forma legal.
¿Para qué sirve?
Como ya mencionamos, ¿qué mejor forma de generar una acreditación en operaciones comerciales que con una justificación legal mediante una factura? La misma es la única que logra demostrar que se realizó un servicio y que aparte se cobró un determinado monto de dinero.
Además, servirá para quienes necesiten exigir algún tipo de pago no realizado y para una empresa es un justificante fiscal en el que detallaran ingresos percibidos y gastos realizados con soporte en el que están incluidos también aquellos impuestos correspondientes al servicio prestado.
Algunos Tipos de Facturas:
- Facturas ordinarias: son las que observamos constantemente en transacciones diarias. En ellas se refleja cada venta de productos o la prestación de algún servicio. En Colombia se encuentran en formato completo (donde se consigna todo tipo de dato necesario en la operación de dicha venta).
- Facturas rectificativas: como lo dice el nombre, en estas facturas podremos rectificar algún tipo de información y en su concepto se especifica brevemente cual fue su corrección y en donde se encuentra.
- Recapitulativas: aunque ya existe en algunos otros países esta está comenzando a ser puesta en funcionamiento en Colombia, para su validez debemos anular facturas previas y en ellas no se pueden reflejar recapitulaciones de hace más de un mes. Son muy importantes hoy en día y ayudan a describir grandes transacciones en un único documento de forma breve y exacta.
- Factura Proforma: considerada también como un borrador de factura o una propuesta comercial es aquella que brinda información necesaria pero no pertenece a ningún tipo de título valor en efectos financieros, solo dar indagación de un servicio o producto previo.
¿Por qué es tan Importante?
Veamos una factura como un título valor, para efectos comerciantes, quien dispone de dicha factura de venta puede y está en el derecho de reclamar un bien, un producto o inclusive algún servicio; sin contar que permite también la reclamación de garantías de cualquier tipo de producto o de servicio en casos altamente necesarios.
Por esta razón, una factura es bien conocida como un documento 
legal negociable en el que se debe establecer relación entre quien entrega el producto o servicio y quien hace provecho o recibe el mismo.
Además, es la que permite al vendedor contabilizar deudas a su favor y mantener un orden por parte contable dentro de una empresa ya que gasto que no se acredita en factura no es conocido como gasto bajo efecto tributario y como forma negativa no podrá ser incluido en dicha contabilidad empresarial.
Y bien, acá acaba nuestra guía acerca de Cómo Registrar tus Ventas y cuáles son los Requisitos de una Factura en Colombia, esperamos te haya sido de mucha ayuda toda nuestra información. Recuerda cumplir con cada paso para evitar sanciones a futuro y que todos tus registros sean completamente legales.
¡Si te gusto nuestro articulo te invitamos a compartirlo con tus conocidos, quizás puedas darles una mano en el caso de no conocer mucho sobre este tema!…Hasta luego.
